Introducción a la Formulación de Proyectos

 El intento de exponer cómo encarar la confección de un "proyecto" aparentemente desemboca en cuestiones de pura "metodología", es decir: explicar cómo es la lógica del proceso mismo de formulación de un proyecto (en cuanto a sus pautas, pasos, etapas, etc.). Pero este planteo, elemental, choca con el problema de cómo organizar y distribuir espacial y temporalmente las diversas tareas y luego reagruparlas para dar consistencia al proyecto concluido.

En consecuencia, toda exposición acerca de una metodología para elaborar proyectos debe resolver, por lo menos, dos problemas: a) definir criterios para caracterizar y separar las diversas etapas o componentes del proyecto, y b) brindar lineamientos para establecer una secuencia lógica y/o cronológica entre sus diversas etapas.

En este punto nos enfrentamos con un problema terminológico que debemos aclarar antes de seguir avanzando, de acuerdo J. Samaja, debemos diferenciar entre tres conceptos:

1º) El proceso de elaboración de un proyecto

2º) El diseño del proyecto

3º) La formulación del proyecto

La noción de proceso de elaboración del proyecto abarca la totalidad de las acciones que desarrolla quien hace el proyecto y de quienes lo apoyan. El concepto "proceso de elaboración de un proyecto" engloba, como veremos inmediatamente, a los otros dos, el diseño y la formulación.

Con el término diseño del proyecto se hace referencia a la adopción de estrategias metodológicas para resolver el problema o encarar la cuestión elegida para el proyecto.

Finalmente, con la noción formulación del proyecto se refiere al completado del formulario o formato del documento destinado a ser entregado a la autoridad u organismo de control, dado que la formulación contiene, además de la información central del proyecto en sí, un detalle de las metas en tiempo y espacio, objetivos, presupuesto (si se prevén otorgar recursos económicos), etc. Es decir que la formulación concreta del proyecto contiene toda la información necesaria para efectuar lo que se conoce con el nombre de "control de gestión del proyecto".

Estas definiciones parecerán a primera vista triviales, sin embargo a veces aclaran dudas metodológicas. Por ejemplo, si alguien pregunta: cuándo comienza un proyecto? no repara que está haciendo en realidad tres distintas preguntas, según se refiera al comienzo del proceso, al comienzo del diseño o al comienzo de la formulación del proyecto.

Se debe tener en cuenta que la etapa de diseño es la que tiene el mayor peso metodológico, ya que en ella es cuando se seleccionan los objetos del estudio, los datos a recolectar y los métodos que se aplicarán a dichos datos para dar consistencia o explicación al hecho, suceso o cuestión analizada o investigada.

1º) El proceso de elaboración de un proyecto abarca todos los momentos, componentes y planos del proyecto, tomados todos ellos desde la perspectiva de las ciencias naturales, desde su concepción. la selección del tema, qué bibliografía se consultará, qué bulle en el espíritu del autor del proyecto, y, por supuesto, el diseño, la formulación concreta del proyecto, así como, finalmente, su presentación y defensa.

2º) El diseño del proyecto, se refiere a una importante etapa en la que se conecta el conocimiento o la especulación previa del autor con la realidad misma, en la cual la información existe.

3º) La formulación del proyecto abarca otra porción y otro plano del proyecto; es la que se refiere a cómo producir y regular la información mas adecuada obtenida para avanzar eficazmente en la ejecución del proyecto. Además, requiere cumplir con el deber administrativo de la entidad o autoridad evaluadora de presentarlo bajo cierto formato, en un dado plazo, redactado de cierta forma (por ejemplo, el abstract escrito en inglés y el texto en castellano), etc. Podemos afirmar que el marco conceptual de esta etapa es el de las ciencias de la administración.

Planes, programas o proyectos

La planificación implica la realización de, a lo menos, tres grandes etapas:

Proyecto

Ø  Un proyecto es un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a lograr unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados.

Ø  Es la unidad elemental del proceso de planificación y programación. El proyecto es de corto plazo.

Ø  Un Proyecto está constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos.

Proyecto es:

Ø  Una ordenación de actividades y recursos que depende del medio donde surge y se desarrolla; es decir, del contexto económico, político y social que lo enmarca y requiere una metodología.

Ø  Aterriza al plano de la operación lo planificado y programado en una organización.

Ø  Es la traducción escrita de la acción o acciones que se desea realizar para enfrentar un “problema”.

Ø  El proyecto se refiere a un tiempo determinado, tiene un principio y fin.

Ø  Todo proyecto es un plan de acción; con objetivos claros y compartidos.

Programa

Ø  Es la articulación de un grupo de proyectos que apuntan al mismo objetivo, lo cual implica una visión más global para la solución de los problemas, mientras un proyecto seria una solución parcial. En este sentido, un programa puede definirse como un conjunto organizado e integral de proyectos, por lo general orientados por un ámbito sectorial.

Ø  Conjunto coordinado de proyectos orientados a realizar los objetivos del plan.

Ø  Supone proyectos vinculados entre sí, debido a que en muchos casos un proyecto tiene como requisito la realización de otro. El programa es de mediano plazo.

Plan

Ø  Un plan es el concepto de planificación más general que define las políticas y estrategias de desarrollo que permitan transformar una situación. Se materializa a través de objetivos, estrategias, programas y proyectos, sustentados con unas metas, instrumentos y recursos. En resumen, un plan se articula en programas y estos se conforman por Proyectos.

Ø  Los planes son formas de ordenamiento superior; tienen un carácter de totalidad y son generalmente formulados a largo plazo.

Clasificación de los Proyectos

Existen muchas clasificaciones de proyectos; una muy conocida y simple es la que distingue entre:

·         Proyectos de tipo Económico.

·         Proyectos de tipo Social.

Los primeros (los económicos) se relacionan directamente con la producción; los otros (los sociales y para nuestro caso deportivos), comprenden proyectos que se han denominado "indirectamente productivistas ", entre ellos los proyectos de vivienda, educación, salud, familia, atención a grupos especiales, etc.

Indicadores de gestión de un proyecto

Los indicadores de un proyecto son descripciones operativas (cantidad, calidad, grupo destinatario, tiempo y localización,etc.) de los objetivos y resultados de la intervención, que cubran lo esencial y que puedan medirse de manera fiable mediante costos razonables. Los indicadores permiten evaluar el desempeño del proyecto frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con grupos de referencia.

Para permitir un seguimiento eficaz, los indicadores objetivamente verificables deben a menudo detallarse más o hacerse más operativos durante la fase de ejecución.

Cada proyecto establece sus indicadores de gestión en concordancia a los objetivos y metas, sin embargo se podría presentar una clasificación general de ellos:

Índices de eficiencia

Evalúan la Participación en el mercado, el desarrollo de nuevos productos, la rotación de los inventarios, la deserción de clientes, etc.

Índices de eficacia

Dan cuenta de la Razón de Rendimiento obtenida sobre los recursos Utilizados (pesos, horas, %, etc.)

Índices de efectividad

Determinan el cumplimiento y la responsabilidad del proyecto.

Índices de impacto

Son los factores que determinan la competitividad del proyecto (satisfacción del cliente interno y externo).

Índices de igualdad

Establecen la justicia, la imparcialidad, la igualdad.

Índices de actividad

Determinan la relación entre el número de actividades planeadas y el número de actividades desarrolladas.

Es necesario entonces, fijar indicadores de gestión para cada uno de los frentes del proyecto como lo son: Mercadeo, finanzas, producción, administración, recurso humano, informática, investigación y desarrollo.

El funcionamiento de cada uno de estos aspectos no hace por sí mismo el logro del proyecto. Su interacción, su coordinación, es la que garantiza el logro de los objetivos trazados.

Decimos entonces, que la realización de un proyecto determinado, debe de dar cuenta a una problemática real; por lo tanto, el análisis de los problemas es fundamental para anticiparse a sus posibles soluciones.

Formulación de proyectos

Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo.

"Para muchos, la preparación y evaluación de un proyecto es un instrumento de decisión que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse…. La opción es que la técnica no debe ser tomada como decisional, sino sólo como una posibilidad de proporcionar más información a quien debe decidir ".

Al pensar en la formulación de un proyecto surgen varios interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial de dicho proyecto:

La viabilidad y puesta en funcionamiento de un proyecto se da en tres momentos o etapas:

El estudio inicial o perfil

Que se elabora a partir de la información existente, del juicio común y de la opinión que da la experiencia. En términos monetarios solo presenta estimaciones globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en detalles. Aquí se busca determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos. En este aspecto será necesario tener en cuenta adicionalmente, un perfil cultural, es decir, las características propias de la región, el sector que se va a intervenir, sus potencialidades o deficiencias (dofa).

Estudio de investigación o prefactibilidad

Se basa principalmente en información de fuentes secundarias para definir, con cierta aproximación las principales variables técnicas, de mercadeo, de producción, financieras y administrativas. Esta etapa se caracteriza por descartar soluciones con mayores elementos de juicio.

Estudio final o de factibilidad

Se elabora sobre la base de los antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información. Constituye el paso final del estudio preinversional.

Alcance del estudio de los proyectos

En términos generales son cinco los estudios particulares que deben de realizarse para evaluar el proyecto:

Viabilidad comercial o del mercado

Indicará si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría por su consumo o uso. Estudia los fenómenos de oferta y demanda, las características del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinámico, conformado por la organización como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios.

Viabilidad técnica

Estudia las posibilidades materiales, físicas, químicas de producir el bien o servicio que espera generarse del proyecto. Involucra los costos directos e indirectos de fabricación del producto o de prestación del servicio.

Viabilidad de la plataforma jurídica

Contempla dos ámbitos el externo, que nos muestran las regulaciones jurídicas existentes que hacen o no viable la puesta en marcha del proyecto y las de carácter interno, que nos remiten a revisar los procedimientos, el análisis de información para identificar el tipo de servicios que la empresa está obligada a prestar, de acuerdo con la filosofía Institucional (misión, visión y valores corporativos).

Viabilidad de la gestión

Se refiere a la capacidad administrativa para emprenderlo. Define las condiciones mínimas que se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en lo estructural. Por lo tanto define el organigrama, manuales de funciones y procedimientos, estrategias operativas y cronograma del proyecto.

Viabilidad financiera

Estima la rentabilidad de la inversión. Para ello se determinan los recursos financieros (fijos y corrientes), los ingresos estimados, los costos operacionales, las fuentes de Financiamiento, así como un cronograma de la inversión

Cultura Emprendedora

Partiendo de la base que conlleva por definición el concepto de cultura, según lo expresa James Stoner y otros (1996, pág. 198), la cultura constituye una compleja mezcla de supuestos, conductas, relatos, mitos, metáforas y demás ideas que encajan unos con otros y definen lo que significa ser miembro de una sociedad.  Para Héctor Murcia (2011, pág. 22), la cultura representa el conjunto de conocimientos, valores, modos de vida, costumbres, que caracterizan a una persona o a la vida tradicional de una población.

Bajo estos planteamientos se podría considerar  que la cultura debe ser concebida como una forma de vida, donde el hombre actúa por naturalidad bajo un esquema mental de aprendizaje permanente, moldeando la conducta humana para ser transmitida de una generación a otra, lo que a la postre escenifica la creación de un espacio de desarrollo social y económico. Por esta razón, se argumenta mucho de que el desarrollo de los pueblos está determinado por el tipo de cultura o forma de vida de las comunidades. En este sentido, Sérvulo Anzola Rojas (2003) considera que la riqueza de una nación está determinada por la inteligencia creativa de sus ciudadanos.

Se supone que la cultura emprendedora se exterioriza como una forma intrínseca del individuo ligada a la iniciativa innovadora y creativa. Esta actitud como forma de vida, consiste en identificar oportunidades de negocios y adquirir los recursos necesarios para organizar una fuente de generación de empleos, es decir, crear una empresa.

Para fomentar esta actitud y crear las condiciones que permitan impulsar el espíritu emprendedor, se requiere de un plan estratégico que involucre las siguientes actividades:

1.    La sensibilización: en esta actividad lo que se pretende es propiciar un escenario favorable a fin de poder motivar al individuo hacia la iniciativa y a la acción. Dar a conocer de los grandes beneficios que generan de un emprendimiento, la disposición al cambio, actitud proactiva y la experimentación al riesgo.

2.    La investigación: es considerada como una actividad humana orientada a la ampliación y búsqueda de nuevos conocimientos, y su finalidad es comprender los fenómenos sociales y económicos con el objetivo de encontrar soluciones a los problemas. Mediante esta actividad el individuo puede identificar posibles oportunidades de negocios, los recursos que se requieren, conocimiento del costo que conlleva el emprendimiento y analizar el mercado.

3.    La Docencia: en esta dimensión, se requiere formar a los futuros emprendedores en materia de procedimientos para la elaboración de un plan de negocio, cuya finalidad es develar el contexto en la cual se desarrollará el emprendimiento. El plan de negocio representa la manifestación y estructuración formal del objetivo establecido del negocio.  Contempla un documento escrito donde expresa las actividades que deberán llevarse a cabo en la organización del negocio, en ella hace referencia a la situación general del negocio, sus estrategias, análisis del mercado, estructura organizacional y el estudio financiero y económico. Se desprenden de este documento temas como la comercialización del producto o servicio, el precio, sus clientes potenciales, las fuentes de financiamiento, el personal que se requiere,  su localización, la política de crédito, los aspectos legales, entre otros temas.  El propósito fundamental de hacer docencia sobre una idea de negocio es que la posibilidad de ejecutar la acción, sea expresamente viable, minimizando el riesgo a fracasar y hacer que esta idea brinde confiabilidad ante una institución financiera para la captación de recurso financiero. En término general, a través de este documento se busca evaluar la rentabilidad del negocio.

4.    La articulación a sectores productivos y financieros: si pretendemos fomentar una cultura emprendedora, además de lo que se ha planteado anteriormente, es importante buscar los mecanismos que permitan garantizar que los pequeños emprendimientos puedan mantenerse en el mercado, a través de una política o modelos de cooperación, como una opción estratégica que puede favorecer su desarrollo y crecimiento.   Las motivaciones que pueden resultar de este modelo estratégico, se fundamenta en que para algunas empresas pequeñas entrar en un mercado altamente competitivo significaría algo imposible de alcanzar sus objetivos en forma individual.  Existen diversas formas de organización y de cooperación que pueden favorecer a los pequeños emprendimientos, ya sea generando una cadena de valor para obtener una ventaja competitiva en el mercado o tener la facilidad para obtener recursos financieros. Entre algunos modelos de cooperación y de organización que pueden ser utilizadas, están: los clouster comerciales o productivos, la asociatividad, el cooperativismo o algún tipo de alianza estratégica que admitan aprovechar y potenciar los recursos de sus integrantes.  Estas son algunas alternativas que se podrán considerar  como un planteamiento estratégico para que el desarrollo y crecimiento de los nuevos emprendimientos, caracterizados por su tamaño y de baja inversión, puedan adaptarse y mantenerse a las condiciones que opera la economía y a las nuevas exigencias competitivas del mercado global.

Los agentes que están vinculados frente a esta tarea, deberán estar comprometidos con las distintas actividades, satisfaciendo adecuadamente las necesidades de los emprendedores con miras a obtener resultados óptimos en todo su proceso de forjamiento de esta cultura.  

El Emprendedor

El concepto de emprendedor está muy de moda, y hay muchos escritos que hacen énfasis en la iniciativa del individuo que conlleva un sentido de oportunidad sobre una idea de negocio. La decisión que se toma es pensando en abrirse un camino en busca de mejores compensaciones que las que se podrían obtener siendo colaborador de una empresa, donde no se tiene participación directa como socio o accionista de los dividendos o utilidades.

         Son emprendedoras aquellas personas que comprometen su tiempo y esfuerzo generando ideas innovadoras para concretizarlas en un negocio rentable.  Descubren oportunidades donde otras personas no logran visualizarlas, tienen confianza en su idea y de los resultados, en consecuencia actúan para aprovecharlas.

Andy Freire (2005, pág 3.) en su libro Pasión por Emprender, destaca dos definiciones para abordar el concepto de emprendedor, de la siguiente manera:

• ·         Un emprendedor es una persona que detecta una oportunidad y crea una organización (o la adquiere o es parte de un grupo que la hace) para ponerse al frente de ella.
• ·   El proceso emprendedor comprende todas las actividades relacionadas con detectar oportunidades y crear organizaciones para concretarlas.

Según él existe once elementos comunes que caracteriza al emprendedor, estos son:

1.    Emancipación: la búsqueda de la libertad y la independencia es su principal motivación para emprender.

2.  Moderación en la ambición del dinero: la gran mayoría ve el dinero como una consecuencia inevitable del emprender exitosamente, no como un objetivo en sí mismo.

3.   Pasión: emprender es estar dedicado en mente, cuerpo y alma todo el tiempo al proyecto, aunque esto pueda afectar un poco las amistades y las relaciones familiares.

4.    Resultados: los grandes emprendedores sueñan, pero sobre todo hacen, hacen y hacen.  Muchos de ellos tienen grandes capacidades intelectuales, pero su foco siempre está puesto en lograr resultados concretos.

5.    Espiritualidad: Los grandes emprendedores suelen combinar su trabajo profesional con un profundo trabajo consigo mismo. Hay una correlación positiva entre el éxito de los emprendedores y su trabajo emocional y espiritual para conocerse y mejorarse como persona.

6.    Novicio (actitud de aprendiz): los grandes emprendedores muestran una gran humildad y una voluntad permanente de aprender.

7.    Disfrute del camino: hay un equilibrio entre la dureza de sortear obstáculos y el placer y el humor de disfrutar cada paso que dan día a día.

8.    Éxitos compartidos: los emprendedores ven a los integrantes de su equipo como socios y buscan formas de compartir con ellos el valor creado.

9.    Determinación: Los grandes emprendedores se toman el tiempo necesario para las decisiones pero, una vez que las tomaron, muestran gran seguridad y firmeza en sus acciones.

10. Optimismo y sueños: todos tienen una clara visión y esperanza sobre hacia dónde pueden y quieren llevar su futuro y el de su empresa.

11. Responsabilidad incondicional (protagonismo): Los emprendedores actúan como protagonistas y asumen una responsabilidad incondicional frente a su destino.  Su actitud más característica es: “Dado el contexto que me toca enfrentar, ¿cómo decido responder?”  Esto le da un sentido de compromiso que los vuelve hábiles para superar los obstáculos.

Al observar estos once elementos, sus iniciales forman la palabra “Emprendedor”. 

Carácter, Naturaleza, Categoría y Tipo de Proyecto

Carácter, Naturaleza, Categoría y Tipo de Proyecto

n  Carácter de un Proyecto: Se refiere a si el proyecto es considerado económico o social. 

n   Económico: se basa en una demanda efectiva capaz de pagar  el precio del bien o servicio que el proyecto produzca.

 n   Social: si este precio o una parte de él serán pagadas por la comunidad, a través de impuestos, subsidios, etc.

Naturaleza del Proyecto:

 Los proyectos pueden ser de instalación o implantación de un conjunto integrado de bienes de producción (una carretera), de operación (racionalización del uso de factores de producción), o combinación de las dos formas anteriores ( instalación y operación de una industria)

Categoría del Proyecto:

Producción de Bienes (agrícolas, pecuarios, forestales, pesqueros, mineros, industriales), Infraestructura Económica (energía, transporte, comunicaciones), Social (salud, educación, vivienda, saneamiento ambiental), Prestación de Servicios ( personales, materiales, técnicos, institucionales).

PROPUESTA DE FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN

Aspectos generales del proyecto

Estudio de Mercado

Estudio Técnico

Estudio Organizacional y Administrativo

Estudio Financiero

Plan de Ejecución

El Mercado

Son todas las relaciones de ventas y compras que tenemos con un producto o servicio determinado.

Estudia las condiciones en que tenemos que vender nuestro producto o servicio.

Tipos de Mercado

v  Mercado Local

v   Mercado Regional

v   Mercado Nacional

v   Mercado Internacional

La Demanda

Cantidad de productos que los compradores están dispuestos a obtener, al precio que les podemos ofrecer.

¿Cómo conocer la Demanda de un producto?

v  Comportamiento de los Compradores

v   Identificar distintos tipos de compradores

v  Cantidad que nos comprarán del producto

La Oferta

Son los bienes y servicios que entran al mercado y que los(as) compradores(as) demandan. 

•           Quienes lo producirán

•           Dónde se vendería

Para esto es recomendable informarse sobre:

v   Cuántos productos sustitutos o parecidos se ofrecen en la comunidad o en la región?

v   A qué precios se venden?

v   Qué cantidad se consume por mes, semana o día?

v   En qué condiciones venden el producto: a credito, contado  u otro?

En proyectos o negocios de prestación de servicios debe analizarse:

v   Cuántos servicios similares a los que se desea instalar se ofrecen en la comunidad?

v   Cuántos cobran por su utilización?

v   Cuántas personas lo utilizan?

v   Qué requisitos se les exigen a las personas que lo utilizan?

Elementos que hacen a la competitividad:

v  Precios: A mayor estabilidad en el precio, más fidelidad de la clientela.

v  Calidad: El cliente espera un nivel de calidad por aquello que paga.

v  Selección de productos: Debemos saber cual es la línea de productos o servicios que espera y desea el cliente.

v  Servicios y atención al cliente: Cada vez es más importante la buena atención al cliente como ventaja sobre la competencia. Para ello la capacitación es muy importante.

v  Asesoramiento: Tenemos que asesorarle al cliente en cuanto al uso del producto.

v  Ubicación del negocio: Las condiciones que hacen a una buena ubicación, como la circulación de personas; estacionamiento; que negocios cercanos favorecen al mio, etc.).
Apariencia del negocio: Veamos cuál es la apariencia de la competencia y mejoremos la nuestra.

v  Métodos de venta: Cuáles son los medios con que la competencia vende (puerta en puerta, en ferias, la promociones, los premios, otros), y por lo tanto, cuales nosotros debemos poner en práctica.

v  Política de créditos: Cómo efectúa la competencia su venta: al contado, a crédito, por tarjetas, etc.

v  Publicidad: Busquemos la manera más eficiente de promocionar nuestros productos y con la menor inversión posible.

Productividad

Es la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para obtenerla.

La eficiencia de un proceso de producción desde un punto de vista de un sistema físico, es susceptible de ser medida.  Al mismo tiempo la administración de la producción está supeditada a criterios económicos.