sábado, 16 de abril de 2016
La Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos supone un conjunto de
procedimientos explícitos cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en
relación con la asignación de recursos para el logro de objetivos a través de
la movilización de medios adecuados para su obtención. Su concreción se
verifica en el denominado ciclo de gestión de los proyectos, que supone una
atención detallada e integral de todos los pasos por los que un proyecto
transita: desde su concepción como idea hasta la evaluación final o posterior,
pasando por todas las etapas correspondientes.
La gestión de proyectos es la disciplina del
planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con
el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un [proyecto] es un
emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o
resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en
tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos
únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.
La naturaleza temporal de los proyectos se
contrapone con las operaciones normales de cualquier organización, las cuales
son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semi-permantentes que
hacen a los productos o al servicio. En la práctica, la gestión de estos dos
sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el desarrollo de habilidades
técnicas y gestión de estrategias diferentes.
El primer desafío para la gestión de proyectos es
alcanzar la meta del proyecto, y los objetivos dentro de las limitantes
conocidas.5 Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo,
la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de
todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e
integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Existen muchos más
limitantes que dependen de la naturaleza del proyecto, de seguridad,
relacionadas con el medio ambiente, relacionados con la oportunidad de negocio
y otras muchas de tipo estratégico de compañía.
El éxito de un proyecto se corresponde con la
consecución de los objetivos de plazos, coste, tiempo, calidad o alcance y
otros dentro de la estrategia de la compañía.
Gerencia de Proyectos
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar
y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado
completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados
a su inicio.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie
de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales,
energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
Para mantenerse competitivo en el ambiente de
negocios actual, las empresas deben usar sus recursos limitados de una manera
eficiente, y mantenerse flexible ante los cambios del entorno. La mejor forma
de lograrlo es mediante la gerencia de proyectos eficaz y disciplinada.
Aunque la
gerencia de proyectos ha existido por años, su importancia crece cada día.
Antes ceñida a las áreas de ingeniería y desarrollo, son muchas las empresas
que ya estructuran proyectos en todas las áreas y a todos los niveles.
De hecho,
muchos expertos y autores de gerencia visualizan un futuro no muy lejano en el
que los pequeños equipos, trabajando en proyectos de corto alcance, sustituyan
a las estructuras organizacionales tradicionales.
La gerencia
de proyectos provee un marco que permite cumplir con los objetivos de la
organización usando un proceso estructurado y controlado. Esencialmente,
comprende una serie de técnicas, herramientas y metodologías que permiten al
gerente y su equipo llevar a cabo un proyecto que:
2.- Se
mantenga dentro de los límites presupuestarios.
3.- Sea
culminado a tiempo.
4.- Traiga
beneficios a la empresa.
El rol del
gerente de proyectos es de gran responsabilidad, siendo el encargado de dirigir
y supervisar el proyecto de principio a fin. Alguna de sus principales tareas serán:
1.- Definir
el proyecto: debe definir el alcance del proyecto, estableciendo sus límites.
En otras palabras, se aclara que forma parte del proyecto, y qué queda por
fuera.
Esto es
fundamental para prevenir un crecimiento indeseado del proyecto, a medida que
se progresa. Es importante diferenciar claramente aquellos elementos y
resultados que son absolutamente necesarios, de aquellos que son deseables.
2.- Planificar
el proyecto: planificar el proyecto implica proponer la solución a desarrollar,
en base a los objetivos y resultados necesarios, y establecer cómo la
desarrollará. Los puntos mas importantes a considerar son: estrategia (cómo se
relaciona el proyecto con el plan estratégico de la empresa), recursos (que
necesito y con qué cuento), finanzas (cuanto costará y dónde obtener el dinero)
y tiempo (de cuánto tiempo se dispone).
4.- Ensamblar
el equipo humano: identificar y ubicar a aquellas personas mejor calificadas
para las distintas tareas involucradas. Con frecuencia, el equipo se forma con
personas provenientes de distintas áreas de la organización, por lo que no
reportan directamente al gerente del proyecto. En ocasiones, se hace necesario
reforzar el equipo con personas de afuera, en cuyo caso hay que hacer el
reclutamiento.
- Falta de comunicación entre los miembros del
equipo, y entre ellos y el resto de la empresa
- Desacuerdos
entre clientes y el gerentes de proyecto
- Objetivos
mal definidos
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