sábado, 16 de abril de 2016
La Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos supone un conjunto de
procedimientos explícitos cuya finalidad es mejorar la toma de decisiones en
relación con la asignación de recursos para el logro de objetivos a través de
la movilización de medios adecuados para su obtención. Su concreción se
verifica en el denominado ciclo de gestión de los proyectos, que supone una
atención detallada e integral de todos los pasos por los que un proyecto
transita: desde su concepción como idea hasta la evaluación final o posterior,
pasando por todas las etapas correspondientes.
La gestión de proyectos es la disciplina del
planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con
el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un [proyecto] es un
emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o
resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en
tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos
únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.
La naturaleza temporal de los proyectos se
contrapone con las operaciones normales de cualquier organización, las cuales
son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semi-permantentes que
hacen a los productos o al servicio. En la práctica, la gestión de estos dos
sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el desarrollo de habilidades
técnicas y gestión de estrategias diferentes.
El primer desafío para la gestión de proyectos es
alcanzar la meta del proyecto, y los objetivos dentro de las limitantes
conocidas.5 Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo,
la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de
todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e
integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Existen muchos más
limitantes que dependen de la naturaleza del proyecto, de seguridad,
relacionadas con el medio ambiente, relacionados con la oportunidad de negocio
y otras muchas de tipo estratégico de compañía.
El éxito de un proyecto se corresponde con la
consecución de los objetivos de plazos, coste, tiempo, calidad o alcance y
otros dentro de la estrategia de la compañía.
Gerencia de Proyectos
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar
y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado
completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados
a su inicio.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie
de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales,
energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
Para mantenerse competitivo en el ambiente de
negocios actual, las empresas deben usar sus recursos limitados de una manera
eficiente, y mantenerse flexible ante los cambios del entorno. La mejor forma
de lograrlo es mediante la gerencia de proyectos eficaz y disciplinada.
Aunque la
gerencia de proyectos ha existido por años, su importancia crece cada día.
Antes ceñida a las áreas de ingeniería y desarrollo, son muchas las empresas
que ya estructuran proyectos en todas las áreas y a todos los niveles.
De hecho,
muchos expertos y autores de gerencia visualizan un futuro no muy lejano en el
que los pequeños equipos, trabajando en proyectos de corto alcance, sustituyan
a las estructuras organizacionales tradicionales.
La gerencia
de proyectos provee un marco que permite cumplir con los objetivos de la
organización usando un proceso estructurado y controlado. Esencialmente,
comprende una serie de técnicas, herramientas y metodologías que permiten al
gerente y su equipo llevar a cabo un proyecto que:
2.- Se
mantenga dentro de los límites presupuestarios.
3.- Sea
culminado a tiempo.
4.- Traiga
beneficios a la empresa.
El rol del
gerente de proyectos es de gran responsabilidad, siendo el encargado de dirigir
y supervisar el proyecto de principio a fin. Alguna de sus principales tareas serán:
1.- Definir
el proyecto: debe definir el alcance del proyecto, estableciendo sus límites.
En otras palabras, se aclara que forma parte del proyecto, y qué queda por
fuera.
Esto es
fundamental para prevenir un crecimiento indeseado del proyecto, a medida que
se progresa. Es importante diferenciar claramente aquellos elementos y
resultados que son absolutamente necesarios, de aquellos que son deseables.
2.- Planificar
el proyecto: planificar el proyecto implica proponer la solución a desarrollar,
en base a los objetivos y resultados necesarios, y establecer cómo la
desarrollará. Los puntos mas importantes a considerar son: estrategia (cómo se
relaciona el proyecto con el plan estratégico de la empresa), recursos (que
necesito y con qué cuento), finanzas (cuanto costará y dónde obtener el dinero)
y tiempo (de cuánto tiempo se dispone).
4.- Ensamblar
el equipo humano: identificar y ubicar a aquellas personas mejor calificadas
para las distintas tareas involucradas. Con frecuencia, el equipo se forma con
personas provenientes de distintas áreas de la organización, por lo que no
reportan directamente al gerente del proyecto. En ocasiones, se hace necesario
reforzar el equipo con personas de afuera, en cuyo caso hay que hacer el
reclutamiento.
- Falta de comunicación entre los miembros del
equipo, y entre ellos y el resto de la empresa
- Desacuerdos
entre clientes y el gerentes de proyecto
- Objetivos
mal definidos
Gerencia del Presupuesto del Proyecto
El
presupuesto de un proyecto es la suma total de dinero asignado con el propósito
de cubrir todos los gastos del proyecto durante un periodo de tiempo
específico. El fin de la gerencia del presupuesto es controlar los costos del
proyecto dentro del presupuesto aprobado y entregar las metas esperadas del
proyecto.
La
definición de proyecto exitoso es aquel que alcanza cuatro criterios de éxito:
que el alcance del proyecto sea entregado de acuerdo al cronograma, dentro del
presupuesto y, que una vez entregado, llene las expectativas de calidad de los
donantes y beneficiaros. Para que los gerentes de proyectos alcancen realmente
el éxito, estos tienen que concentrarse en alcanzar todos esos criterios.
La
realidad es que la mayoría de gerentes de proyectos dedican la mayor parte de
su esfuerzo a completar el proyecto a tiempo. Dedican la mayor parte del tiempo
al manejo y control del cronograma y tienden a olvidarse del monitoreo y
control del presupuesto o dejan este rol a un personal del soporte
administrativo o financiero.
La
gerencia del presupuesto consiste en una seria de tareas y pasos diseñados para
ayudar a manejar los costos del proyecto, estos pasos son:
• Definir el Presupuesto
• Ejecutar el Presupuesto
• Controlar el Presupuesto
• Actualizar el Presupuesto
La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta
en las etapas iniciales de la planificación del mismo, y usualmente a la par
con el desarrollo del cronograma del proyecto. Los pasos asociados con la asignación
son altamente dependientes tanto para la duración estimada de las tareas como
para los recursos asignados al proyecto.
La asignación sirve como un mecanismo de control con el
cual los costos reales pueden ser comparados versus el presupuesto. El presupuesto
es a menudo un parámetro en la ejecución del proyecto.
Cuando el cronograma empieza a retrasarse, el costo es proporcionalmente
afectado. Cuando los costos del proyecto empiezan a incrementarse, el gerente
del proyecto tiene que revisar el Plan del Proyecto para determinar si lo que
necesita es un ajuste en el alcance, el presupuesto o el cronograma.
Para desarrollar el presupuesto, los factores de costos
aplicables asociados con las tareas son identificados. El desarrollo de los
costos para cada tarea debe ser simple y directo. El costo de ejecutar una tarea
está directamente relacionado al personal asignado a la tarea, la duración y el
costo de cualquier otro servicio o recursos requeridos para esa tarea.
Sistemas de Control de Proyectos
El control de un proyecto se debería establecer como
una función independiente de la gestión del mismo. En esencia, consiste en implementar
procesos de control y verificación durante el desarrollo de un proyecto de cara
a reforzar los objetivos de rendimiento predefinidos. El control de proyectos
también incluye las siguientes tareas:
Ø La creación de una infraestructura que permita a los
responsables del control disponer en todo momento de la información adecuada y
actualizada del proyecto.
Ø El establecimiento de canales de comunicación para
informar de las desviaciones en los hitos planificados del proyecto.
Ø Fijar un sistema con los indicadores clave de
desempeño.
Ø El establecimiento de métodos que garanticen a una
adecuada estructura y asignación de recursos en el proyecto, la organización de
los flujos de trabajo (workflow), y la creación de códigos de buen gobierno.
Ø Asignar recursos para la formación de los
integrantes del proyecto en aquellas áreas que lo requieran, principalmente
para evitar los errores más comunes en la gestión de proyectos.
Ø Garantizar la transparencia en la ejecución de todas
las tareas que componen el proyecto.
El cumplimiento e implementación de estas tareas se
puede lograr a través del uso de herramientas y métodos específicos, como los
siguientes:
Ø Análisis de inversiones.
Ø Análisis de coste-beneficio.
Ø Encuestas de expertos.
Ø Simulaciones.
Ø Análisis de la tendencia en el cumplimiento de
hitos.
Ø Análisis de la tendencia de costes.
El efectivo control de un proyecto permite que esté
bien encaminado y se ejecute a tiempo y según lo presupuestado. Comienza en las
etapas tempranas de la planificación y termina con la fase de revisión, una vez
que ha concluido el proyecto. Los proyectos se pueden auditar o revisar durante
su desarrollo. Las auditorías formales normalmente analizan el cumplimiento de
la planificación o los riesgos que se están asumiendo. Los gestores del proyecto
suelen ser los que fijan los objetivos de dicha auditoría. El examen puede
incluir una comparativa entre los procesos aprobados para la gestión del
proyecto y cómo se está realmente administrando. Cada proyecto se debería
evaluar según el nivel de control que se necesite: demasiado control consume
tiempo, mientras que la laxitud puede acarrear demasiados riesgos.
El Jefe del Proyecto
El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave
en la planificación, ejecución y control del proyecto y es el motor que ha de
impulsar el avance del mismo mediante la toma de decisiones tendentes a la
consecución de los objetivos. El Jefe de Proyecto es un verdadero jefe, es
decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones dentro del ámbito y objetivos
del proyecto. No es un mero coordinador o animador, como en algunas ocasiones
se piensa. De la misma forma, tampoco sería correcto pensar que el Jefe de
Proyecto tiene un poder absoluto y dictatorial sobre el mismo, ya que se
encuentra inmerso en la estructura y organización de la empresa.
Las relaciones básicas del Director de Proyecto con
otras unidades o personas dependen, en gran medida, de la estructura
organizativa que posea la organización. A continuación se muestra el caso de
una empresa que sigue una estructura orientada a proyectos, donde se observa la
importancia del Director de Proyecto.
Es necesario hacer mención a una característica
importante como es el carácter transitorio de todo proyecto, lo que hace que la
misión de un Jefe de Proyecto tenga la misma naturaleza temporal. Al término de
un proyecto, el Jefe del mismo puede pasar a dirigir otro o a formar parte de
su equipo, pero también puede pasar a desarrollar alguna actividad de tipo
permanente dentro de la organización. Facilitar esa integración a la estructura
habitual debe ser una tarea no despreciada por la empresa, evitando así el
"hacer pasillos" al que se ven sometidos muchos directores de
proyecto entre una operación y otra.
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