Gerencia del Presupuesto del Proyecto

El presupuesto de un proyecto es la suma total de dinero asignado con el propósito de cubrir todos los gastos del proyecto durante un periodo de tiempo específico. El fin de la gerencia del presupuesto es controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto aprobado y entregar las metas esperadas del proyecto.

La definición de proyecto exitoso es aquel que alcanza cuatro criterios de éxito: que el alcance del proyecto sea entregado de acuerdo al cronograma, dentro del presupuesto y, que una vez entregado, llene las expectativas de calidad de los donantes y beneficiaros. Para que los gerentes de proyectos alcancen realmente el éxito, estos tienen que concentrarse en alcanzar todos esos criterios.

La realidad es que la mayoría de gerentes de proyectos dedican la mayor parte de su esfuerzo a completar el proyecto a tiempo. Dedican la mayor parte del tiempo al manejo y control del cronograma y tienden a olvidarse del monitoreo y control del presupuesto o dejan este rol a un personal del soporte administrativo o financiero.

La gerencia del presupuesto consiste en una seria de tareas y pasos diseñados para ayudar a manejar los costos del proyecto, estos pasos son:

• Definir el Presupuesto

• Ejecutar el Presupuesto

• Controlar el Presupuesto

• Actualizar el Presupuesto

La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta en las etapas iniciales de la planificación del mismo, y usualmente a la par con el desarrollo del cronograma del proyecto. Los pasos asociados con la asignación son altamente dependientes tanto para la duración estimada de las tareas como para los recursos asignados al proyecto.

La asignación sirve como un mecanismo de control con el cual los costos reales pueden ser comparados versus el presupuesto. El presupuesto es a menudo un parámetro en la ejecución del proyecto.

Cuando el cronograma empieza a retrasarse, el costo es proporcionalmente afectado. Cuando los costos del proyecto empiezan a incrementarse, el gerente del proyecto tiene que revisar el Plan del Proyecto para determinar si lo que necesita es un ajuste en el alcance, el presupuesto o el cronograma.

Para desarrollar el presupuesto, los factores de costos aplicables asociados con las tareas son identificados. El desarrollo de los costos para cada tarea debe ser simple y directo. El costo de ejecutar una tarea está directamente relacionado al personal asignado a la tarea, la duración y el costo de cualquier otro servicio o recursos requeridos para esa tarea.